Projektmanagement

Was sind Projekte und wann organisiert man sie?

Projekte sind Abwicklungen von Aufgaben, die man aus der allgemeinen Organisation eines Unternehmens oder Institution vorübergehend herausnimmt wenn folgende Merkmale vorliegen:

• die Aufgabe hat einen (mehr oder weniger) einmaligen Charakter, ist also nicht Routineaufgabe,
• die Aufgabe hat einen hohen Stellenwert für das Unternehmen/die Institution hinsichtlich der Sache, der Markposition und Wettbewerbsfähigkeit sowie der Ressourcen (finanzielle, materielle, personelle),
• die Zeit für die Bewältigung der Aufgabe ist knapp, das Zeitfenster klein, der terminliche Druck groß,
• die Aufgabe ist komplex und erfordert viele unterschiedliche Disziplinen und Fachkompetenzen, es ist eine interdisziplinäre Aufgabe.

Welches sind die Projektinstitutionen (Organisationseinheiten)?

• Projektleitung

Der PL (Projektleiter/in) trägt die finanzielle (im Rahmen des Projektbudgets), personelle (ganz oder teilweise) und materielle Verantwortung des Projektes. Er ist immer Fachvorgesetzter, teilweise auch disziplinarischer Vorgesetzter der Projektmitarbeiter für die Dauer des Projektes. Er ist den Projektmitarbeiter gegenüber weisungsbefugt und berichtet verantwortlich an den Lenkungsausschuß des Projektes. In großen Projekten können Teil- oder Unter-PL existieren, was aber eine eindeutige Definition der (Unter-)Aufgaben und Befugnisse erfordert.

• Projektmanagement

PM (Projektmanagement) ist eigentlich keine klassische Projektinstitution, sondern eine Aufgabe und Kompetenz im Projekt, wahrgenommen durch den PL und/oder den Projektmitarbeitern. In großen Projekten kann PM eine Stabsstelle/-funktion am PL sein. PM ist ein allgemeiner Begriff für die Leitung, Steuerung und Kontrolle in der Projektorganisation.

• Projektgruppe(n)

Es können eine oder mehrere PG (Projektgruppen) in Abhängigkeit der Größe des Projektes existieren. Eine PG sollte nicht zu groß sein, nicht über 12 Mitarbeiter. Wenn mehrere PG existieren kann es aufgrund der fachlichen Kompetenz einzelner Mitarbeiter wahrscheinlich sein, dass Mitarbeiter nicht nur in einer PG, sondern in mehreren mitarbeiten. Dieses „cross over“ ist oftmals auch wegen der besseren Projektkommunikation und der effizienteren Beilegung von Konflikten zwischen den PG vorteilhaft. Projektmitarbeiter werden aus der Linie (gewöhnliche Aufbauorganisation) des eigenen Unternehmens/Institution rekrutiert oder von außen als Mitarbeiter auf Zeit (Berater, Analysten, Consultants) verpflichtet.

• Lenkungsausschuss

Der LA (Lenkungsausschuß) ist die oberste Instanz eines Projektes. Es ist ein Gremium, besetzt aus oberen und höchsten Führungskräften des Unternehmens/Institution, u.U. auch unter Hinzunahme externer Kapazitäten. Der LA lenkt, steuert und priorisiert das Projekt. Meist gibt es einen LA-Vorsitzenden. Der LA tagt regelmäßig und/oder fakultativ (nach Bedarf) und tritt eher weniger oder gar nicht in Erscheinung des Unternehmens-/Institutionslebens. Der LA bestimmte den PL, kann diesen entlassen, bestimmt Projektbudgets für Finanzen, Personal und Material.

Wie arbeitet man in Projekten?

Es gibt in Projektgruppen keine Hierarchie. Alle Mitarbeiter sind gleichberechtigt, unabhängig ihrer Fachkompetenzen, ihrer Erfahrungen, ihres Alters/Betriebszugehörigkeit und ihrer in der Linie wahrgenommenen Aufgaben und Befugnissen. Der PL hat das Sagen. Das Fehlen eines hierarchischen Fortkommens in der Gruppe bietet eine entspannte, gleichberechtigte, Eifersüchteleien vermindernde und Konkurrenzdenken reduzierende Arbeitssituation. Dies fördert die Motivation und die Projektkommunikation, die in einem Projekt auch ganz entscheidend ist. Die Sache, das Können, die Leistung und der Erfolg ist entscheidend in einem Projekt, wozu man die Mitarbeiter in eine angenehme, hochmotivierte und leistungsorientierte Situation versetzt. Incentives (Anreize) unterschiedlichster Art spielen dabei eine wesentliche Rolle.

Welche Schwierigkeiten können auftreten?

innerhalb des Projekts:

• Mitarbeiter passen von der Persönlichkeit, dem Charakter, dem Wesen, der Kultur usw. nicht zusammen und diese Heterogenität (obwohl aus gruppendynamischen Gründen erwünscht) lässt sich durch Führung und Management nicht beheben.
• Die Ressourcenausstattung wird überschritten: Budgets sind zu knapp oder werden überschritten, die Personalausstattung ist zu gering, es fehlen Rechnerkapazitäten, Projektgruppen müssen umbesetzt werden, PL wird abberufen, Termine können nicht eingehalten werden usw.
• Es kann zu Differenzen und Spannungen zwischen LA und PL hinsichtlich der Leitung des Projekts, des Terminplans, der Prioritäten und des Aktionsfortschritts kommen.

außerhalb des Projekts:

• Für das Projekt abgestellte Mitarbeiter hinterlassen eine Lücke in der Wahrnehmung der Routinearbeiten in der Linie, die zu Mehrarbeit der restlichen Mitarbeiter oder zu Personalengpässen führen wird.
• Unzufriedenheit und Frustration bei den nicht im Projekt mitwirkenden Mitarbeitern.
• Querelen zwischen PL und Linienvorgesetzten wegen Abziehen von Personalressourcen aus der Linie und der dadurch entstehenden quantitativen und qualitativen Engpässe.
• Das restliche Unternehmen/Institution fühlt sich nicht ausreichen informiert über die Notwendigkeit, Priorität und den Ablauf des Projekts.
• Die Kommunikation nach außen zu Märkten, Kunden, Lieferaten, Institutionen muß entsprechend des Projektgegenstandes offen und klar oder diskret und diplomatisch, auf alle Fälle professionell erfolgen.

Beispiele:

• Aufbau eines neuen Produktionsstandortes
• Entwicklung, Einführung einer neuen IT-Applikation
• Systemwechsel in der IT
• Kauf/Übernahme eines Unternehmens
• Bau eines neuen Verwaltungsgebäudes
• Alle größeren öffentlichen Bau- und Investitionsvorhaben